Założenia projektu

Projekt zakładał przygotowanie CRM w excel, który jest wykorzystywany w ramach usługi office365 przez kilka osób odpowiedzialnych za: sprzedaż kilku różnych usług, wystawianie oraz rejestrowanie faktur, analizę postępów. Ze względu na fakt Ze podmiot stara się zmienić źródło przychodów bardzo istotną kwestią jest bieżącą analiza działań oraz ocena ich rentowności.

Rozwiązanie miało na celu wdrożenia również jak największej ilości procesów autoryzujących.

 

Rozwiązanie

Przygotowano plik w ramach którego przewidziano następujące rozwiązania automatyzujące generowanie oraz wysłanie faktur do kontrahentów, ustalenia realizacji płatności poprzez import historii rachunku bankowego, przekazywanie zadań do realizacji bezpośrednio do trello. Dodatkowo Excel rejestruje działania działu sprzedaży celem przeprowadzania analiz biznesowych

Podstawowa część CRM

w której jest możliwość zdefiniowania projektów oraz statusów którymi posługuje się handlowiec. Widoczne jest również podsumowanie każdego projektu w postaci ilości:

  •  nawiązanych kontaktów,
  •  wysłanych ofert do potencjalnych kontrahentów,
  •  aktualnie negocjowanych umów,
  • odrzuceń propozycji nawiązania współpracy
  • podpisanych umów rozpoczynających współpracę.

Dodatkowo jest podsumowanie ilości godzin przeznaczonych na dany projekt oraz ilość gotówki która została wygenerowana. Proces sprzedaży oraz jego postępy są zapisywane

Rejestr działań działu sprzedaży

Maksymalnie uproszczono metodologię w ramach, której trzeba zapisać:

  • id kontaktu,
  • datę utworzenia kontakt,
  • stworzenia notatki,
  • ewentualnie wybrać datę następnego kontaktu,
  • zmienić status.

W przypadku zmiany statusów wskazujących na zamknięcie umowy excel tworzy rekordy w zakładce deals, które handlowiec musi uzupełnić o parametry umowy – będzie to potrzebne dla wystawiania faktur.

Dodatkowo w zakładce trello pojawią się zadania które zostaną automatycznie przekazane do innego działu aby podjęła czynności związane z nawiązaniem współpracy z nowym klientem.

Zaplanowane działania dla handlowca w excelu CRM

Excelu pokazuje działu sprzedaży aktualne zadania do realizacji. W przypadku projektów w ramach których nawiązuje się dużą ilość kontaktów muszą istnieć systemy które wspomagają sprzedaż. Podsumowanie aktualnych procesów sprzedaży usług. Jeden z widoków analitycznych wykorzystywany do oceny opłacalności działań.

Wykorzystanie mapy w Excelu

Ze względu na fakt Ze jeden z projektów ma charakter ogólnopolski wprowadzono tabelę z rozbiciem na miasta wraz z aktualnymi statusami. Podsumowanie aktualnych procesów sprzedaży usług Jeden z widoków analitycznych wykorzystywany do oceny opłacalności działań.

Jeden z projektów ma charakter ogólnopolski wprowadzono tabelę z rozbiciem na miasta wraz z aktualnymi statusami Potencjał rynku vs aktualna sprzedaż w excelu Proces sprzedaży na mapie Polski w excelu

Wykorzystano trzy mapy na których widoczne jest:

  • ilość potencjalnych klientów,
  • ilość podmiotów z którymi negocjuje dział sprzedaży,
  • wartość sprzedaży.

Excel jest zintegrowany z trello.com