Wyzwanie

Firmy zazwyczaj korzystają z usług zewnętrznej firmy księgowej lub posiadają własną księgową, która korzysta z wyspecjalizowanego programu księgowego. Projekt wymagał więc dostosowania narzędzia do konkretnych systemów zależnych od księgowości obsługiwanego klienta.

Rozwiązanie

W celu przybliżenia aktualnej oceny kondycji finansowej firmy, zaprojektowane zostało narzędzie, które ma możliwość połączenia się z dowolna bazą danych, zaciągnięcia informacji oraz przedstawienia ich w przystępny sposób.

Roczne zestawienie kosztów

Narzędzie stworzone w Excelu  wykorzystujące połączenie  z bazą danych systemy księgowego. Importuje oraz segmentuje wszystkie dane księgowe.

Dane zostały posegmentowane na typowy podział w uwzględnieniu rok oraz miesiąc kosztu.

Na wykresie przedstawione zostały poniesione koszty z podziałem na kategorie. w ujęciu rocznym.

Zaprojektowane od podstaw narzędzie jak i procedury umożliwiają szybką i wygodną ocenę struktur kosztów w firmie.

Kategoryzacja kosztów

Excel segmentuje koszty z programu księgowego wg wybranych kryteriów. Powyżej widać koszty podzielone ze względu na:

  • koszty produktu,
  • koszty pracowników,
  • ogólne koszty spółki,
  • koszty za wynajem lokalu,
  • koszty na cele marketingowe,
  • wynagrodzenia.

Wykres przedstawia ogólną sumę kosztów poniesionych przez firmę w konkretnym miesiącu, z podziałem na Ubrane kryteria.

Analiza struktury kosztów

Excel w trakcie importu danych w postaci kosztów i przychodów pobiera dodatkowe informacje takie jak :

  • strona operacji
  • datę powstawnia rekordu
  • rodzaj kosztu
  • grupę , kategorię oraz subkategorie

Takie zestawienie kosztów pozwala na ogólną ocenę  obrazu stanu zoobowiązań oraz oszacowanie wielkości kosztów.

Aktualny stan realizacji płatności

Narzędzie zostało dostosowane tak, żeby widoczne były nie to koszty poniesione przez spółkę ale również koszty zaplanowane tzw. stałe, które oczekują na płatność.

Zestawiona jest wartość kosztów zapłaconych z kosztami nie zapłaconymi, co daje ogólna ocenę kondycji finansowej spółki. Excel przelicza oraz sumuje wartości kosztów przyszłych dając możliwość zaplanowania wydatków dodatkowych.